Voicyでの働き方〜新型コロナウイルス感染症の拡大防止期間に何をしたのか〜

2023/1/18 8:472023/4/7 3:26

こんにちは。Voicyカンパニークリエイターの “はる” こと高森はるなです。

新型コロナウイルスの感染拡大により、不安な状況が続いています。このコロナ禍で、働き方に大きな変化があった方も多いのではないでしょうか。

今回は、株式会社Voicyの新型コロナウイルス拡大防止期間における変則勤務制度や、その他の取り組みについて、まとめていきたいと思います！

未曾有だからこそ、何が大切かをまず考えた

新型コロナウイルスの感染拡大は、これまでに経験の無い、まさに未曾有の出来事でした。このような事態における対応方法の前例が無い中、Voicyではまず、今後の働き方を考える上で大切にするべきことは何かを考えるところから始めました。

経営で協議した結果、定まったのが以下の3つです。

・社員の健康、社員の家族の健康・社会へのより良いサービスの提供（可処分時間はむしろ増える）＝生産性の向上・組織文化の維持、新入社員の心的健康

迷ったらこの軸に立ち返って判断をする、そういう旗印を最初に決めました。また、上記の生産性は定性的で解釈が分かれてしまうため、最初ではありませんでしたが、コロナ対応を続ける中で社員間で協議し、以下に定義しました。

【生産性＝労働時間×生産量×コミュニケーション×可変要素】

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※労働時間＝個人ワークに限らないピュアワークタイム（not総労働時間） ※生産量＝定量化できる各職種のアウトプット ※可変要素＝アイディアや想定外の価値、決断における第三の選択肢

これらを軸とし、変則勤務制度やその他の取り組みを行っていきました。

社会より先に動く

社会の流れがどうかで判断するのではなく、Voicyにマッチするものは何かを考え、スピード感を持って施策を導入しました。

社会に先駆け2月から時差出勤を開始

3月にはフルリモート体制へ

4月は働く時間を5時〜22時までの範囲内で8時間とし、自由度を高めることに（元々は10時〜19時の定時がありましたが、初めての長時間かつ長期間の在宅勤務は社員にかかる負担も大きいと判断。心身のバランスの乱れも起きやすいと判断し、運動やリフレッシュの時間を取りやすくする目的で勤務時間を変更しました。）

緊急事態宣言の発令により休園・休校となってしまったお子様がいる社員に対して、心理的安全性と生産性を考慮して特別有給を支給

緊急事態宣言が解除された後、オフィス人口を50％に抑えるなど感染対策を徹底し社員の健康守ることは前提としながらも、高生産な組織運営を行うという考えからあえて出社を取り入れる

常に社員の民意から判断

変則勤務制度は経営からのトップダウンで決定するのではなく、常に社員の声を吸い上げ、それを反映しながらアップデートを行っていました。

アンケート調査はピーク時には毎週、それ以降も隔週とコンスタントに実施。外出自粛によるストレスや感染リスクへの不安感など、その時々の社員の心的状況をしっかりと把握し、より健康を維持できる選択を行うと同時に、社員自身にどうすれば生産性が上がるかを考えてもらい、それをもとに出社日数や出社時のメンバー構成などを調整していきました。

例えば、出社・在宅メンバーの構成をどうするか決めるときには、実際にチーム内で同一のシフトにするパターンとバラバラにするパターンでのABテストを行い、どちらのほうが生産性が高まったかを調査。その反応を見て最終的なメンバー構成を決定していました。

また、先述の4月から勤務時間の自由化を取り入れたのも、社員からの声によるものです。実際に勤務時間を自由化したところ、生産性に大きな影響が無いとわかり、その後のフレックスタイム制度を検討する際の重要なエビデンスにもなっています！同様に、Voicyでの初めての試みであるリモートワーク制度がアンケートにより想定以上に生産性を維持出来ていることを可視化でき、今後の本格的なリモートワーク制度導入へのエビデンスに繋がりました！

社会状況の変動に合わせて制度をアップデートしていくのは勿論、社員の声で柔軟に働き方を変えていくことは、生産性の維持や向上、そして社員のエンゲージメントにも繋がる結果となり、かなり効果があったと感じています。

良いと思ったものはまずやってみる

このタイミングで前例のない様々な施策を導入したVoicyですが、前例がないからこそまずやってみる。そして合わなかったらすぐにやめるという、スピードを重視しながら改善サイクルを回すということを行っていました。

例えば、フルリモート体制によりリアルコミュニケーションが無くなったことから、コミュニケーション機会を増やすために4月から全社員参加マストの『朝会』を導入。毎朝社員全員が顔を合わせる機会をつくりましたが、6月に入り、みんながリモートワークにも慣れてきたタイミングで朝会は廃止に。毎朝のみんなとのルーティンがなくなって少し寂しい気持ちはありましたが、その時々で必要不必要なものをしっかりと判断し選択していくことで、常に鮮度の高い状態を保てるのだと思います。

ツールに関しても同様。円滑にコミュニケーションを取るために最適なツールは何か、使ってみなくちゃわからないということで、Discord、spatial.chat、Collaなど様々なツールをとにかく使ってみています！ Collaはチームメンバーの回答を見るのは勿論、毎日違う質問に答えるのも楽しい。

大変な状況の中でも自分たちのベストを求めてまずやってみること、そうすることで改善策も見えてきます。

イベントの増加、情報の共有

リモート時はどうしてもチーム単位での属性が強まってしまうことから、チーム内だけで完結させるのではなく社内全体への情報共有を活発に行えるようにSlackで専用チャンネルを作成。例えばチーム内でのコミュニケーションツールはどんなものが良かったかのレポや、チームMTGでのコンテンツ内容などを共有するようにしました。リモート時にも情報がオープンな状態をキープできるため、生産性の低下を防ぐことが期待できます。

また、4月以降にメンバーが10名以上増えたにも関わらず、入社直後からフルリモート体制での勤務が余儀なくされたことから、メンバー間コミュニケーションを希薄化させないための施策として5・6月の2ヶ月に多くのイベントを開催しました。その数なんと、11回！ コミュニケーションを増やすことで新入社員がリモート環境でも安心してワーク出来ることは勿論、社員同士が互いのことを深く知ることの出来る場として大きな効果を発揮しました。

さらにオンラインイベントでは、業務中にあまり顔を合わせる機会が無い、雑談も発生しにくいという環境の中で皆が気軽に集まれる場の提供も行っており、コミュニケーション活性化への寄与、そしてエンゲージメントの向上にも繋がるものとなりました。