“全員で組織をつくる” VoicyのEXを担うクロスファンクショナルチームとは？
こんにちは。Voicyカンパニークリエイターの “はる” こと高森はるなです。
みなさんの会社では、どんなEX（Employee Experience）施策を行なっていますか？
Voicyでは2021年3月、EX向上のためのクロスファンクショナルチームが誕生しました。
今回は、クロスファンクショナルチーム発足の背景や、実際にどんな活動をしているのかをご紹介します！
付加価値を生むためのEXを考えるフェーズに
一年半ほど前、組織が良い状態とは言えなかったVoicyでは、組織立て直しのために組織課題の解決や、社内の雰囲気を良くするためのEX施策を中心に行なっていました。
「“サービス”も“組織”も重要なプロダクトだ。」という代表緒方の考えから、組織をつくるための“カンパニークリエイターチーム”が発足し、EX施策の企画から実行までを担います。
一年ほどの立て直し期間を経て、離職率が一桁台となり、エンゲージメントスコアが大幅に回復するなど、少しずつ組織状態が改善していったVoicy。これまでは課題解決で精一杯だった状態から、徐々に付加価値を生むようなプラスアルファの施策に対して時間を割くことが出来るフェーズへと変化していきました。
※組織状態の変化や当時のEX施策については、こちらの記事で詳しく取り上げています。
以前から緒方は「社員がもっと能動的に組織に関われる場作りをして欲しい。」ということを口にしており、また人事の勝村には「EXを毎年進化させたい。」という思いがあったことから、組織のフェーズが変わったタイミングでEXもアップデートさせることを決意。
これまでのカンパニークリエイターチームのかたちから、全社的にメンバーを募るクロスファンクショナルチーム（以下CFT）へと形態を変え、Voicyメンバー全員が任意で組織づくりに携われるかたちを取り入れることにしました。CFTは、Voicyを良い組織にすることを目的とし、“社員それぞれが組織を良くするために行動出来ている状態”を目指していきます。
CFTプロジェクトがついに始動！
まず初めに、メンバーに対して任意でCFTへの参加を募ります。なんと、全社の50％ほどのメンバーが自ら手をあげてくれるという結果に！
予想外の参加率の高さに驚きつつ、無事結成となったCFTはFY21上期からいよいよ活動をスタートしました。
人事側でタッチしたいと思っていた課題から生まれたプロジェクトは、全部で5つ。
- 行動指針の策定
- リファラル採用の促進
- 定期的に開催する小規模イベントの企画運営
- 事業推進に寄与する大規模イベント企画運営
- ピアボーナス制度の導入
各プロジェクト数名ずつに分かれ、部署の垣根を越えて、共に推進していきます。
行動指針の策定
行動指針チームはビジョン・ミッションの達成に向け、「社会とステークホルダーに貢献するための行動を言語化する」ことをゴールとして活動をしています。これまでに、まずチームのメンバー全員で大元であるビジョン・ミッションの認識合わせを行ない、その認識を元に「本当に行動指針の策定が必要なのか」をチームのメンバー全員で議論してきました。結果的に「今後の組織拡大を見据え、全員が貢献行動について共通理解を持つことは重要。」という意見にまとまり、本格的に行動指針の策定に乗り出していくことに。
ミーティングで、メンバー全員が能動的に意見交換を行なう姿が印象的だった行動指針チーム。チームで出た多くの意見を、抽象から具体への落とし込みが得意なデザイナーが中心となってまとめていきます。さらに普段業務でプランニングを務めるメンバーは、まとめたものをより伝わりやすく言語化してくれるなど、メンバー各々得意を活かして現在進行形でプロジェクトを進めています。
リファラル採用の促進
2020年に組織の立て直しを図ったVoicy。当時採用チーム主導で採用を進めた結果、現場が採用に対して受動的になってしまっているという状況が生まれていました。そこで、今後の組織拡大に向け「自分たちの仲間は自分たちで採用をする」という風土形成を行なうためにリファラル採用の促進に向けたプロジェクトが始まりました。
CFT内のリファラル採用チームでリファラル採用のパッケージを作成し、まずは自分たちで実践します。実際の行動をもとにフローを構築。同時にナレッジも溜まっていきました。
パッケージが完成したあとは、目標数値を設定し、全社を巻き込んでのリファラル採用をスタート。自分たちの仲間を探すべく、積極的に採用活動に参加してくれるメンバーが少しずつ増えてきています。
定期的に開催する小規模イベントの企画運営
社内の心理的安全性と相互理解を深めるべく動き出したイベントプロジェクト。なんと、全体の一定満足度（5点満点で4以上の評価）97%を記録する企画が誕生しています！
事業推進に寄与する大規模イベント企画運営
Voicyには「ボイソン」や「べしゃり王選手権」など、メンバーが主体となって組織や事業に貢献する施策を生み出すカルチャーがあり、こういった動きをより促進できないかと生まれたのが大規模イベントのプロジェクトでした。
動き出し当初、チームメンバーから様々なイベント企画案が出たものの、プロジェクトのゴールが広くどんな企画が最適なのかがわからなくなってしまい、いきなり躓くことになった大規模イベントチーム。
改めて目的を見直すところへ立ち返り、全員が腹落ちするゴールを再定義していきました。最終的に、特定のハッシュタグテーマに沿って、Voicyサービス内で社員が音声発信をするイベントを実施することに。ユーザー体験を通して、社員全員によりユーザーとプロダクトのことを理解してほしい。そんなチームみんなのアツい気持ちがこもったイベントとなり、連日多くの社員がイベントを楽しんでくれました。
ピアボーナス制度の導入
4つのVoicy Mind（バリュー）をより具体的な行動レベルまで言語化し、浸透させるために導入することとなったピアボーナス制度。自社企画開発で一から設計し、既に多くのメンバーが利用してくれています！
導入後はピアボーナスの浸透や贈り合い総量増加のための運用に注力しており、自分を起点として送受信者がひと目でわかる機能の実装や、全社への定期的な広報、イベント施策の実施などを行っています。
ミーティング改善
FY22下期から発足した新たなプロジェクト。社内ミーティングの効率や効果を高め、コトへ向かう時間を最大化すべく立ち上がりました。
発足直後の半年間は、Voicy社内でのミーティングにおけるグランドルールの作成や浸透に向けて動いており、2022年9月から12月にかけて、なんと月間278時間のミーティング時間削減を実現。ミーティングに課題を感じているメンバーは、プロジェクト前後で20％減少しており、少しずつ効果が出始めています！
「組織に対する意識があがった」という声も
ひとまず上期を走りきったクロスファンクショナルチーム。メンバーが積極的にコミットをしてくれたことで、各プロジェクト共に着々と前へ進んでいます。
クロスファンクショナルチーム全体の指揮を取るEX担当の水橋に、CFTプロジェクトを振り返ってみてどうかを聞きました。
（水橋）もともとカンパニークリエイターチームとして取り組んでいたEXでしたが、全社的なプロジェクトにすると聞いたときは、正直規模の大きさにとても驚きました。同時に、面白そうだとワクワクもしましたね。
実際クロスファンクショナルチームが始動してからは、5つのプロジェクトを並行して進めていたのでかなり苦労しました。笑ただ、多くのメンバーを巻き込めるようになったことで施策の幅が広がりましたし、様々なシーンで頼れる人が増えたので、EXに対する心的ハードルが下がり、気持ち的に楽になった部分も多かったです。施策についての苦労の共有や、相談を出来る相手が増えたんですよね。
一方プロジェクトオーナーとして、大人数のチームに対して正しく情報を伝えプロジェクトを推進していくことや、ゴールをぶらさないことの難しさを痛感する機会となりました。代表緒方の気持ちを、少しは理解することが出来たような気がします（笑）。
クロスファンクショナルチームに参加したメンバーからは「組織に対する意識が上がった」「CFTに参加したことで、他チームのメンバーと深い議論をする機会が生まれた」などの声があがっています。さらにCFTではないメンバーからも、「イベントのおかげでメンバー理解深まった」「自分もCFTに参加したいと思った」など、嬉しい声をたくさんもらっています！
今は人事側からの課題ベースでプロジェクトを設計していますが、この下期から新たに設立した「執行部」によって、今後は人事と切り分けクロスファンクショナルチームとしてより能動的に組織づくりへコミットしてしていく予定です。
Voicyは今後も組織を一つのプロジェクトと考え、クロスファンクショナルチームを中心に新たなEX施策に挑戦し続けます！